Организатор — настоящий многорукий Шива. Конечно, один человек не заменит собой весь персонал, необходимый для организации: главное, чтобы он имел представление обо всех областях, с которыми сталкивается, и мог контролировать качество выполнения работ подрядчиками. Мы подготовили для вас список из 21 навыка, которыми должен обладать настоящий специалист event-индустрии.
Хороший организатор буквально по взгляду гостя должен определить: воды человек хочет или окно закрыть. Корректно объяснить необходимое гостю в почти любом состоянии. Уметь договариваться с сервисным персоналом одновременно строго и без ругани.
Скорее всего, придется делать это очень часто. Считать — сметы, первичная бухгалтерская документация, ширина баннера для стенда. Писать в разных жанрах: уметь отличать пресс-релизы для журналистов от анонсов для простых смертных, знать секреты «продающих» текстов, подготовить пост-материал еще до завершения события, внятно донести до подрядчика свое задание.
Уметь готовить концепции и сценарии. Разбираться в трендах, не вылезать за составленную им же самим смету, знать, где дешевле. Видеть структурно, но придумывать новое и интересное.
Желательно, чтобы был опыт пресс-секретаря, а по пятницам, вместо дачи, сотрудник собирался со знакомыми из ЦП или Коммерсантъ и обсуждал ваш проект.
Под продажами мы понимаем не только прямое получение дохода (продажа спонсорства, например), но и приглашение к участию в бесплатном мероприятии. Организатор должен уметь так преподнести его, чтобы интересующий компанию человек не только побежал проходить регистрацию, но и позвал с собой коллег и отложил все свои дела.
Составлять портреты целевой аудитории и отслеживать эффективность мероприятия. Запросто может случиться, что необходимо провести маркетинговое исследование или опрос для анонса события.
Уметь писать и верстать email-рассылки, триггерные письма, расставлять utm-метки, составлять семантическое ядро, настраивать таргетинг, создавать кампании в Яндекс и Google, отслеживать цели в Метрике, верстать посты для фэйсбука. Организовывать вебинары.
Во время важного рукопожатия приглашенный фотограф запросто может отойти, а кадр — навсегда упущен. Организатор должен владеть популярными графическими редакторами (желательно, всеми), чтобы в последний момент поправить буклет, баннер, пригласительный для печати. А, ну и — редактировать фотографии в авральном режиме.
Организатор должен одним взглядом определить, насколько хорошо оформлено помещение и под правильным ли углом лежат на стульях раздаточные материалы.
Не исключено, что на мероприятии в какой-то момент организатор заметит одиноко стоящего вьетнамца, который явно нуждается в помощи. Надо уметь решить его проблему.
Иногда на мероприятиях происходят совершенно немыслимые накладки. Нужно иметь «в рукаве» несколько способов разрядить обстановку, а лучше сделать так, чтобы никто ничего и не заметил.
У первоклассного организатора все должно быть под контролем, в том числе и главный ресурс — свое и чужое время. Навык тайм-менеджмента едва ли не самый главный для ивентщика.
Профессиональный event-менеджер должен найти подход ко всем гостям мероприятия, и с топ-менеджментом и с сервисным персоналом, общаться на их языке, уметь ответить на любой вопрос.
В сфере организации мероприятий стопроцентно работает постулат «клиент всегда прав». Организатор должен уметь уладить любую конфликтную ситуацию, и ни в коем случае не провоцировать переход на повышенные тона самостоятельно!
Все, что происходит на площадке, находится под ответственностью организатора. Будь то нечаянно разбитый бокал, неполадки техники, качество выступления спикеров. Event-менеджер должен понимать, что он здесь — «хозяин», к которому пришли в гости 30, 200, или даже 1000 человек. Спрашивать «за косяки» и хвалить за успех будут именно его.
Без сомнения, вы ждете от event-специалиста экспертизы в его профессиональной области, знаний и умений. Настоящий ивентщик разгружает своего заказчика и позволяет ему спать ночью, а не переживать за размеры стенда или количество заказанных блюд для гостей.
Конечно, человек не может (и не должен) быть специалистом во всех областях. Настоящий организатор всегда окружает себя профессионалами, которым доверяет — копирайтерами, фотографами, дизайнерами, оформителями.
Управлять подрядчиками, техническими службами, направлять потоки людей, распределять обязанности, назначать ответственных и контролировать качество выполнения.
Чтобы контролировать качество — нужно иметь представление обо всем и сразу, уметь объяснять, как делать «хорошо» и как «недопустимо». При необходимости (а это с вероятность 99% произойдет) — нужно будет самостоятельно наладить звук, переключить презентацию, отладить кондиционер.
Event-менеджмент — это работа на высоких скоростях и в режиме многозадачности, работа с совершенно разными людьми, в ограниченных сроках. Без чувства юмора, стрессоустойчивости и позитивного взгляда на жизнь тут никуда: в противном случае, круги под глазами и эмоциональные перегрузки — обеспечены.
Это то, чему нельзя научиться, это либо есть — либо нет. У настоящего организатора «бабочки в животе» вызываются благодарными отзывами по завершению мероприятия.