Допустим, вы решили открыть бизнес по организации мероприятий. Но стоит это делать с партнёром или в одиночку? Нужно профильное образование или, чтобы разобраться, хватит и онлайн-курсов? С первым событием начинающего организатора встречает ещё больше спорных вопросов: как убедить заказчика не экономить на артистах? Откуда брать деньги на залитый шампанским салют? На площадке не хватает стульев – что делать? А потом заказы начинают валить валом, и непонятно, за что хвататься.
Перейдём сразу к советам:
Самый сложный вопрос для любого начинающего ивентера: делать всё самому или с партнёром? Первое своё агентство я открывал с партнёром. Однако, чем больше компания росла, тем больше разногласий возникало между нами. Спустя три года мы разошлись, и я отправился в одиночное плавание. Одному начинать всегда сложно, но в дальнейшем легче контролировать общую концепцию работы и направление развития агентства.
Конечно, имей я больше опыта в начале, я бы знал, что нужно было чётко распределить обязанности и делегировать задачи согласно конечным целям. Спустя годы я могу однозначно сказать, что в команде работать эффективнее. Главное – правильно организовать коммуникативную и управленческую культуры в компании, и тогда положительный эффект не заставит себя долго ждать.
Ещё «на берегу» нужно понять, какую нишу хочется занять в ивент индустрии. Если вы желаете стать лидером рынка, вам нужна узкопрофильная концепция. Нельзя одновременно заниматься и похоронами, и свадьбами. Точнее можно, но на пользу личному бренду это точно не идёт. Моё ивент агентство стартовало с детских праздников. Это удобная ниша: даже в кризис, праздник детям нужен всегда. Очень быстро мы стали к детским мероприятиям брать частные взрослые и даже корпоративные ивенты. И вроде бы мы росли постепенно: появились первые государственные заказчики, первые выигранные тендеры, но по факту с ростом не отсекалось старое. Мы брались за всё: продолжали устраивать частные детские праздники, а в этот же момент шли государственные проекты.
Со временем я собрал свою базу артистов и подрядчиков. В ней учитывается ассортимент услуг каждого подрядчика в трёх категориях: бюджетно, стандартно, дорого. Однако в каждой ценовой категории у меня стоят те специалисты, которые отвечают всем требованиям к качеству и профессионализму. Есть ещё один нюанс, который оправдывает бюджетную категорию, – демпинг цены. Демпинговать могут по разным причинам. Например, предоставлять скидку за постоянное сотрудничество, за рекомендацию, сбрасывать цену из-за пандемии.
Старайтесь приглашать титульных подрядчиков, даже когда в общей смете заказчика бюджета на него не хватает, а убеждения не экономить на артисте не работают. Для меня это и есть профессионализм по отношению к делу и честность по отношению к клиенту. Организатор лучше знает, что и как сделать. Мероприятие не должно страдать от нехватки бюджета и субъективного мнения клиента, ведь это – ваше лицо, в первую очередь.
В начале профессионального пути согласование каждой детали мероприятия с заказчиком кажется излишним. Но согласовывать нужно всё. Спросите заранее у заказчика о том, что точно не станут делать гости, а что может, наоборот, произвести неизгладимое впечатление на эту публику. Есть мероприятия, где обязательно каждый должен произнести тост, и есть события формата «развлекайте меня».
Например, вам сказали, что на мероприятие придёт около ста человек. Но вы забыли уточнить, что «около» означает плюс пятьдесят армейских друзей-полковников с жёнами. И ваша концепция, украшение шарами, заказанный балет, мастер-классы из папье-маше в раусной зоне разбиваются о суровую реальность. Поэтому обязательно нужен полный сбор информации и анализ аудитории.
Насколько важно согласовывать все детали с заказчиком, настолько же важно в письменном виде согласовывать все детали взаимоотношений с творческими единицами. Пусть это будет договор, расписка или хотя бы официальная переписка. Большинство подрядчиков и артистов имеют ООО или ИП, и с ними легко можно составить договор на оказание услуг. Как правило, это влечёт увеличение гонорара на размер налога, зато серьёзно сэкономит нервы в случае чего. Не стесняйтесь включать в эти документы обоюдные штрафные санкции и, разумеется, предоплаты.
У меня была ситуация, когда в день мероприятия я звоню менеджеру артистов оригинального жанра сказать о том, что гримерка готова, можно подъезжать, а в ответ – тишина. Каждому ивентеру знакомо это таинственное молчание, и все знают, что это плохой знак. В ответ я услышал фразу: «А разве сегодня? Я думала, в следующую субботу». Заказчик не пострадал, артисты были найдены, но потраченные нервные клетки моей команде уже не вернутся.
Важно понимать, что такие документы являются не только дисциплинирующим фактором для подрядчиков, но и простой «напоминалкой», так как в потоке заказов что-то может забыться. Особенно, если предоплата вносится за полгода-год вперёд. А ещё оформленные договорённости могут стать «спасительными и доказательными», если дело дойдет до суда.
Главное правило организатора мероприятий: праздник всегда начинается с протаптывания площадки своими ногами. Если локация не находится на другом континенте, стоит лично побывать там и убедиться, что задуманное в сценарии может быть воплощено. На фотографиях в интернете площадка может выглядеть, как коворкинг-клуб, а по факту функционировать как ночной клуб. Стены с космическими тарелками совсем не подойдут для намеченной деловой конференции.
Кстати, время работы ресторана может отличаться от работы торгового центра, в котором он находится. И ровно в 22:00 гостей попросят выехать с парковки торгового центра.
Что такое рирпроекция? Как рассчитать киловатты звука на площадь помещения? Сколько потребуется алкогольных напитков и закусок на количество гостей? Как подготовить пропуск для большегруза с декорациями, чтобы довезти их в центр Москвы? Как оформить визы иностранным артистам? Нужно ли заказывать карету скорой помощи, кинологов и МЧС на мероприятие? Как ни крути, но таких деталей «человек с улицы» не знает.
Риски можно уменьшить, если, прежде чем открывать своё агентство, вы пойдёте на практику в уже имеющуюся и действующую компанию или получите профильное образование.
Подводя итог: если у вас уже есть агентство, учитесь на чужих ошибках, например, на наших!
