10 диджитал-лайфхаков для конференций в 2022 году


Масочный режим повсеместно уходит в категорию «Воспоминания», но кое-какие наследники пандемии, похоже, осталось с нами навсегда. Речь, разумеется, о технологиях, которые и прежде развивались стремительно, а теперь и вовсе стали must have. Расскажем о 10 способах использовать технологии на «живых» ивентах, чтобы сделать их ярче, удобнее и полезнее для участников.


1.Расширяем физическое пространство ивента

Одно из важных отличий конференций в очном формате от виртуальных — возможность дополнить впечатления от мероприятия впечатлениями от города проведения.

Сейчас, после двух лет ограничений, участники стали только больше ценить такую возможность. Локация конференции становится важным фактором для участников и аргументом в пользу живого формата. А организаторы, вовремя ухватившие этот тренд, готовы помочь получить от поездки не только пользу, но и удовольствие.

Добавьте в мобильное приложение конференции информацию о достопримечательностях, ресторанах и кафе рядом с площадкой конференции, расписание местных выставок и концертов в дни мероприятия, короткий гид по городу или квест-прогулку по необычным местам. Участники обязательно оценят такую заботу.


2.Больше знакомств!

В 2022 сложно представить ивент без прямой трансляции. И без удалённого нетворкинга тоже. Но как знакомить участников, если часть из них присутствует очно, а часть — только смотрит трансляцию? Состыковать офлайн и онлайн участников не так уж и сложно, если вы используете единую диджитал-платформу для всех форматов. Гости на площадке пишут и читают в приложении, гости за мониторами пишут и читают на платформе трансляции.

Да, такой «кросс-форматный» нетворкинг требует немного больше организационных усилий на этапе подготовки: нужно подробно рассказать участникам как они могут пересечься друг с другом онлайн, организовать виртуальные нетворкинг-активности. Но и пользы от нетворкинга станет больше в разы.


3.Сообщества из участников

Люди охотно собираются в группы по интересам. Так помогите им сделать это удобно и эффективно! Создавайте тематические пространства для общения и делайте их заметными с помощью цветовых акцентов. А мобильное приложение поможет собрать нужных людей в нужном месте.

Создавайте виртуальные группы, и тематические ленты новостей и расскажите участникам как ими пользоваться. Или отправьте push-уведомление «Обсуждаем новые тренды индустрии в нетворкинг-зоне №1» во время перерыва.

Поддерживайте образовавшиеся на мероприятии сообщества ещё некоторое время после ивента, чтобы участники не потеряли связь друг с другом.


4.Легенда вместо сценария

Сценарий ивента и эксельная таблица с таймингом — это не одно и тоже. Попробуйте придумать легенду-историю мероприятия и начинайте поддерживать её уже на анонсирующем лендинге, например с помощью видео-тизера. Отправляйте часть легенды вместе с каждой почтовой рассылкой.

Мобильное приложение тоже можно использовать для «погружения» в тематику. Подготовьте его заранее и попросите участников установить приложение за несколько дней до события. Пусть каждый день в приложении появляется новый тематический контент — задания, квесты, тизеры, а обсуждения в чатах будут подогревать интерес к событию.

Уже на мероприятии можно будет раскрыть другие части легенды, устроить тематическую зону, где будут предметы, связанные с вашей историей физические или в VR.

Получится большая и цельная картина ивента, которая точно запомнится участникам.


5. Игры? Да!

Геймификация никуда не уходит. Даже если речь идет о серьезном деловом мероприятии. Самый простой вариант геймификации — поощрять баллами активность участников, а затем обменять полученные баллы на подарки и мерч.

Чуть более сложный вариант — викторины, квизы и квесты. Пусть участники выполняют несложные и увлекательные задания в борьбе за призы и места в рейтинге. И высший пилотаж — собрать команды случайным образом и объединить развлечение с нетворкингом.


6. PUSH — наше всё

Спикер вступил в горячий спор и вышел за регламент? Или просто стоит в пробке? Вносим изменения в расписание и мгновенно оповещаем об этом участников.

Партнёр проводит конкурс или какая-то активность переноситься в другой зал? Отправляйте PUSH и пусть ведущий продублирует сообщение.

Подобные уведомления снимают с организаторов часть нагрузки и создают пульс мероприятия.


7. Самый надёжный банк. Идей

Сотня другая людей, собравшись вместе, могут придумать нечто прорывное. Но флипчартов для записи идей может не хватить, бумага подорожала (да и не очень это экологично).

Например, Росатом проводил конгресс «Наступившее будущее. Актуальные подходы к управлению процессами». На него собралось более 150 работников культуры из закрытых городов. В чате и специальном разделе «Банк идей» участники делились соображениями и получали на них обратную связь.

К тому же решается проблема неразборчивого почерка и набора неразборчивых фотографий тех самых флипчартов.


8. Мгновенная реакция

Мы привыкли, что в Zoom можно давать оценку словам спикера, собирать реакции на его выступление или отдельные тезисы. Но такая возможность есть и в офлайне.

Выступающей может обратиться к залу с вопросом, собрать мнения, показать их на большом экране и тут же разобрать реакции аудитории. На таком взаимодействии можно даже построить доклад, который будет очень живым и отложится в памяти слушателей.

Быстрые голосования и возможность поставить оценки хорошо вовлекают участников и удерживают их внимание.


9. Забота на кончиках пальцев

Выездная внутрикорпоративная конференция или встреча дилеров и партнеров, как правило, начинается задолго до официального открытия. И первые впечатления участников от события формируются сильно раньше.

Обычно первым контактом становится трансфер. Организаторам нужно обеспечить доставку до места проведения мероприятия так, чтобы участники приехали расслабленные, довольные и в предвкушении приятных впечатлений.

Если для конференции вы используете приложение, загрузите в личный кабинет карту проезда, данные о водителе, который будет встречать в аэропорту, электронные билеты, информацию о брони гостиницы.

Зачем заставлять участников перебирать почту или сообщения в мессенджере, когда можно собрать всё важное в одном месте?


9. Длииииные ивенты

Конференция на несколько часов или стратсессия на пару суток? А почему бы не попробовать целый месяц? Longtime-ивенты хороши тем, что вы успеете прогреть участников и подготовить их к Дню Х.

Отправляйте темы докладов и прежние выступления спикеров, запускайте челленджи и проводите небольшие конкурсы, анонсируйте интерактивные зоны. Вариантов множество!

Для участников мероприятие начнётся задолго до попадания на площадку, так что вы получите активных и вовлечённых участников.


10. Букинг всего

Вы хотите порадовать участников чем-то ярким и приятным. Например, экскурсией по городу в автобусе-кабриолете, поездкой на сыроварню или пейнтболом. Но у таких площадок есть ограничения по количеству гостей, а собирать информацию, кто куда хочет поехать, на мероприятии — не самая лучшая идея.

Узнать заранее чего хотят ваши гости и загодя сформировать группы на экскурсии — в этом тоже поможет приложение. Добавляете в ивент-приложение раздел с каталогом возможностей или опций по выбору, пишите описание, задаете количество свободных мест и автоматизируете комплектование групп, оставляя максимум выбора гостям.

Этот же функционал, кстати можно использовать, чтобы забронировать места в автобусах на трансфере или предпочтения по заселению.

orange krug