Любое мероприятие – деловое или развлекательное – не обходится без кофе-брейков, обедов, фуршетов или банкетов. Иногда на площадке есть качественный ресторан, который позволяет организаторам минимизировать головную боль касательно питания участников на мероприятии. Но так бывает далеко не всегда. Как подобрать кейтеринговую компанию с качественным сервисом, вкусными блюдами? Какие вопросы нужно задать потенциальному подрядчику? Что ему важно знать о вашем мероприятии, чтобы составить интересное коммерческое предложение?
рамотно проведённое мероприятие – это, конечно, успех, но оно может не состояться, если те, кто причастен к этому успеху, не обеспечены комфортабельной рабочей зоной. Профессиональный кейтеринг всегда запросит тестовый выезд на площадку, чтобы с ней ознакомиться. Поэтому имея в плане несколько площадок, обговаривайте каждую из них с кейтерингом, а еще лучше покажите воочию - проведите техническую встречу. Кейтерингам, чтобы составить грамотное коммерческое предложение и план мероприятия, стоит знать, где и как стоит разместить персонал, рассчитать, сколько этого персонала потребуется.
Если подрядчик никуда не едет и выдаёт вам сразу готовое КП – это повод хорошенько задуматься над профессионализмом выбираемой компании.
Выбрав площадку и приступив к более подробному выбору кейтеринга не стоит начинать поиск с опроса коллег и друзей. Каждое мероприятие у каждой компании – индивидуально (подробно об этом – чуть позже), а потому основа и целостность мероприятия – это исключительно ваша приоритетная задача. Вы определяете, какова концепция вашего мероприятия, сколько будет гостей, чем и как будете кормить гостей. Имея на руках хотя бы эти первичные данные, не бойтесь обговаривать их с различными службами. Профессиональная компания ищет не просто большой заказ и как следствие большой профит, но успех этого мероприятия для поддержания своей репутации на бурно конкурирующем рынке. Очевидно, что если мероприятие провалится и вызовет негатив, то он обойдётся не только в деньги и нервы заказчика, но и в репутацию банкетной службы.
Грамотно рассчитывайте бюджет, как бы банально это ни звучало. И также не бойтесь его озвучить компании – на рынке давно сформировались понятных три категории: эконом, средний класс и люкс. Имея на руках цифры, вы сразу дадите понять, сможете ли вы и кейтеринг, не экономя, провести отличное мероприятие.
Если кейтеринговая служба юлит с цифрами, даёт слишком расплывчатый итог или пытается выйти за пределы своей ценовой категории – это повод задуматься о смене подрядчика.
На сегодняшний день только в Москве насчитывается более 250 кейтеринговых компаний и выбрать себе подходящую хотя бы из 20-30 кейтерингов по своему бюджету весьма проблематично. Поэтому следует обратиться к экспертному и квалифицированному мнению, благо и такие услуги есть на рынке. Одним из критериев добросовестной работы компании может быть аккредитация экспертной комиссии, например, Catering Professional, в которую входит только «мастодонты» кейтерингового рынка. Не стоит обращаться к компаниям, которые не то что не аккредитованы, но и вообще неизвестны в экспертных кругах.
Сократив выборку до минимума, начните вникать в детали. Не забывайте, что основа всей организации – это вы, а значит, ваше видение, ваша картинка в голове – это первичный фактор всего построения мероприятия. Компромиссы в данном случае могут оказаться губительны и привести к неприятным казусам, поэтому старайтесь удерживать свою позицию в максимальной степени. Помните, что кейтеринг несёт риски качественные и репутационные, вы же понесёте всю организационную и финансовую ответственность. И было бы неплохо, если кейтеринг тоже будет это учитывать (желательно юридически), а не тянуть одеяло на себя при организации, но прятать голову в кусты при первых же проблемах.
Выбирая между несколькими компаниями, обратитесь к отзывам, от которых пришлось отказаться в начале. Изучите портфолио, попробуйте узнать, нет ли в нём пробелов или приукрашиваний, просмотрите партнёров и поставщиков компании.Одним из показателей успешного кейтеринга – это имя его руководителя, которое для вашей профессии не должно звучать пустым звуком. Каждый профессионал event-индустрии знает имена ведущих российских кейтереров, пусть они даже будут ему не по карману. Поэтому не бойтесь навести справки и изучить профильные издания и сайты. Как говорилось в четвертом пункте - не стоит полностью доверять компаниям, о которых вы не можете найти информации. Да, бывают и новички на этом рынке, о которых сложно что-то найти, но тогда и отношения надо выстраивать соответствующие.
Кейтеринг, несмотря на свою гастрономическую оставляющую, не лишён простых чисел. Так одним из стандартов любого мероприятия, является расчёт 10 гостей на один метр, 2 бармена на сотню человек и т.д. Было бы неплохо, если кейтеринг познакомит вас с такими вещами. Ну а заказчику стоит знать такое заведомо, чтобы, в случае чего, не предстать перед кейтерингом полным профаном и не стать жертвой недобросовестного обслуживания.
Кейтеринг, несмотря на свою гастрономическую оставляющую, не лишён простых чисел. Так одним из стандартов любого мероприятия, является расчёт 10 гостей на один метр, 2 бармена на сотню человек
Каким бы хорошим ни был кейтеринг, не перекладывайте на него всю ответственность. Как мы говорили выше – каждое мероприятие индивидуально, а значит исполнителю нужно будет составить индивидуальное коммерческое предложение с учетом количества гостей, масштаба, формата мероприятия, логистики, количества персонала и множества других факторов. Обговаривайте меню, его сезонность, совместимость подаваемых блюд, расчёт еды на каждого гостя и, конечно же, подсобные пространства, чётко и успешно отделённые от зала, но при этом не отражающиеся на оперативности работы официантов с залом. Каждый уважающий себя кейтеринг всегда даст ответ по каждому из пунктов – это его первичная задача.
Обговаривайте меню, его сезонность, совместимость подаваемых блюд, расчёт еды на каждого гостя и подсобные пространства, отделённые от зала
Всегда есть форс-мажоры, вопросы, которые будут задавать вам, и которые не должны бояться задавать вы. Куда будет деваться грязная посуда, чтобы гости не сидели среди грязных тарелок?Когда официантам нужно будет удалиться из зала? В какой момент вообще весь персонал должен вести себя тише воды и нижу травы? Это всё нужно обязательно обговаривать, чтобы не возникло конфликтов уже непосредственно на самом мероприятии. Это также обоюдная ответственность – ваша задача обеспечить все пути отхода, задача кейтеринга – всё это соблюсти.
Не бойтесь. За этим простым советом скрывается многое. Помните, что все ваши запросы у нанимаемого кейтеринга – это дело совершенно нормальное. Особенно это касается тех, кто займётся этим впервые. Любой уважающий своё ремесло кейтеринг знает прекрасно, что организация мероприятия – процесс очень нервный, и в отношении с клиентом весь накал должен быть сведён к простому коллегиальному диалогу, который поможет выстроить не только понимание и успешное мероприятие, но и заложить фундамент для будущего сотрудничества.
