При организации мероприятий, где успех дела зависит от спонсорских денег и денег участников, наиболее широко распространены отношения по бартеру между организаторами и компаниями, предоставляющими различные профессиональные услуги.
В этой заметке нам бы хотелось поделиться видением и ожиданиями, которые партнер по бартеру ставит перед собой, принимая участие в той или иной активности. Организаторами событий подобные советы помогут более точно сформировать привлекательность своего коммерческого предложения мероприятия для тех или иных партнеров.
Свет, звук, площадка, ведущие, кейтеринг, рекламо-сувенирная и полиграфическая продукция и многие другие компании-провайдеры услуг участвуют в организации мероприятия по бартеру и хотят получить определенную отдачу от вложений и участия.
На практике набор опций от организаторов для каждого партнера индивидуален, однако в детальном приближении, прослеживаются некоторые закономерности, по которым партнер выбирает то или иное событие, чтобы участвовать в нем по бартеру.
Основная цель любых работ по бартеру – получить возврат вложенных средств. Это самый главный пункт, по которому меряется эффективность участия. В идеале ROI должен составлять не менее 300%. Компании-провайдеры услуг по-разному ставят срок измерения возврата вложений. В нашей компании из-за сезонности бизнеса мы ставим срок 1 год с момента события. Поэтому, принимая решение участвовать или нет в той или иной активности, очень важно знать состав аудитории – компании, должности, количество. Чем четче описана целевая аудитория, тех проще принять решение об участии в том или ином событии.
Бартерный партнер, это партнер, который предоставляет услуги, товары и прочие ценности своего труда. Основная задача партнера – это целевые лиды и возврат инвестиций. Однако, очень многие компании, которые организуют то или иное мероприятие сходу предлагают спонсорские пакеты, которые в большинстве своём направлены на максимальный PR и узнаваемость бренда-спонсора, а это не решает поставленные цели бартерного партнера.
Довольно часто организаторы присылают разбивку по стоимости спонсорских пакетов и спрашивают «что вы можете предложить на эту сумму?». На такой ответ крайне сложно дать корректный ответ, так как партнер не обладает информацией о количестве необходимых услуг для организуемого события.
Наиболее рациональный подход, исходя из специфики партнера, на старте общения задать список необходимых услуг в количественном выражении.
PR в онлайне косвенно помогает основной задаче бартера - возврату инвестиций и количество целевых лидов. Самое проверенное – это публикации отзывов в Facebook, здесь очень важно при публикации постов тегить компании и ответственных лиц компании, это обеспечит больший охват аудитории поста.
Логотип на сайте мероприятия полезен, однако, в последнее время прослеживается тенденция организаторов мероприятий делать кладбище логотипов партнеров и спонсоров, то есть когда все логотипы без разбору находятся на одной странице или еще хуже в слайдере и без подстрочника, понимания что это за компания. Организаторам, использующим эту опцию в качестве УТП, обязательно стоит задуматься о внешнем виде странички с партнерами.
Упоминание в рассылках крайне бесполезный инструмент, так как в большинстве случаев это не целевая рассылка о партнере, а встроенных текст в общее информационное письмо, объемное по содержанию, и до текста с партнером внимания адресата просто не остается.
Если бартер предполагает наличие офлайновой стендовой зоны, важно понимать расположение стенда на общем плане мероприятия.
Тайминг мероприятия не менее важен для планирования пиковых посещений стенда. Логотип на пресс-воле необходимо размещать на уровне тела, но никак не на уровне ног или выше головы. Roll up – несмотря на то, что это самая распространенная опция, ценность ее не слишом велика, так как у участников событий давно сформировался «антироллап фильтр». Раскладка в зоне регистрации – тоже самое что и с роллапами, раскладку как правило берут «пылесосы» и не целевые посетители. Вкладка в пакет участника – важный, интересный пункт, однако здесь нужно проявить некий креатив, и вложить не просто листовку, а что-то более стоящее и запоминающееся. Текст в каталоге – не работает.
Возможность получение контактов после события – сильный пункт, который может быть полезен для партнера, так как именно контакты являются главной целью бартерного участия.
Отдельно стоит упомянуть такой формат, когда предоставление услуг оказывается на суммы билетов мероприятия. Такой формат бартера интересен, когда у события есть хороший развлекательный или обучающий контент.
Хочется привести два условных примера предложения сотрудничества по бартеру. Какое предложение вам бы показалось более достойным рассмотрения?
У нас будет проводиться масштабное событие, планируется освещение федеральных каналов, более миллиона охвата в общем, вы можете стать частью грандиозного события, место проведения мероприятия пока не определенно, но в скором времени мы его анонсируем. Что можете предложить нам, исходя из стоимости спонсорских пакетов?».
5 сентября 2016 в центре предпринимательства будет происходить выставка-конференция «Бизнес», планируемое количество посетителей – 200 человек, состав аудитории – маркетологи, первые лица, hr, event. Нам необходимо 200 пакетов участников (пакеты, ручки, листовки) + 10 подарков спикерам. Готовы обсудить формат вашего участия – выделить стендовую зону, разместить логотип на сайте и на пресс воле, включить вас в текст каталога конференции».
Главный универсальный совет при работе с партнерами по бартеру, да и не только - меньше пыли, больше конкретики и выгоды.